Barn har rett til vern om sin personlige integritet. Et etisk perspektiv skal derfor ligge til grunn ved dokumentasjon av barnegruppen og enkeltbarn. Personopplysninger skal behandles i samsvar med personopplysningsloven. Med behandling av personopplysninger menes all innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering av opplysninger og vurderinger som kan knyttes til enkeltpersoner. Dersom barnehagen skal utlevere personopplysninger om barnet til andre instanser og det ikke foreligger lovhjemmel, må foreldre samtykke til dette. Kravet om samtykke fra foreldrene gjelder for eksempel ikke tilfeller der personalet deler personopplysninger med barnevernet for å oppfylle opplysningsplikten i barnehageloven §22. Foreldrene har rett til å se og få utlevert dokumentasjon om egne barn, og til å få slettet eller korrigert opplysninger som er feilaktige eller misvisende. (Rammeplan, kap.7, s.39)
For å kunne innhente og behandle personopplysniner kreves det enten et hjemmelsgrunnlag i lov, avtale eller samtykke. Rutinene skal sikre at vi innhenter samtykke fra foresatte når vi har behov for å håndtere personopplysninger ut over det rettslige grunnlaget som avtalen om barnehageplass gir. Et samtykke må være spesifisert og tydelig, slik at det kommer fram hvilke personopplysninger som skal deles og formålet med denne delingen.
Daglig leder er ansvarlig for å sikre at barnehagen innhenter samtykke fra barnets foresatte når det er nødvendig.
Situasjoner hvor barnehagen skal innhente skriftlig samtykke:
- før utlevering av adresse- og telefonlister til ansatte
- før fotografering og filming i barnehagen
- dersom vi trenger å utveksle informasjon om barnet med eksterne instanser som ikke er nevnt i barnehageloven, som for eksempel skole og PP-tjenesten
- dersom vi skal utføre ulike kartlegginger av barnet, som for eksempel TRAS
- ved utveksling av informasjon med skolen i forbindelse med skolestart
- når det skal publiseres bilder og andre opplysninger fra barnehagen på barnehagens nettside (Kid-plan)
- før det henges opp bursdagsbilder med opplysninger om barnets navn og fødselsdato i garderobe, i fellessarealer elelr på barnets base
- når barnet slutter i barnehagen, deles det ut permer med bilder og andre minner. Dersom det er flere barn på bildene, kreves det samtykke fra foreldr/foresatte til det barnet som er eksponert
Foreldrene skal kjenne til at barnehagen arkiveres personopplysninger.
Foreldrene har rett til innsyn.
Foreldrene skal vite hvorfor vi arkiverer det vi gjør.
De personopplysningene som arkiveres må være riktige.
Skonnordtjernet barnehage håndterer personopplysninger om barn og foresatte som er nødvendige for å kunne gi et forsvarlig barnehagetilbud.
Formålet med behandling av personopplysninger er for å gi forsvarlig omsorg av barnet. For det tilfellet hvor foresatte ønsker infomasjon om personopplysninger som håndteres i barnehagen, skal daglig leder kontaktes.
Når barnet starter i barnehagen inngår barnehagen avtale om barnehageplass med barnets foreldre/foresatte. Avtalen om barnehageplass gir rettslig grunnlag for å håndtere personopplysninger som er nødvendige for å gi et forsvarlig barnehagetilbud. Eksempel på slike personopplysninger vil være kontaktinformasjon, helseerklæring og annen nødvendig informasjon om barnets pleie- og omsorgsbehov. Håndtering av opplysninger utover dette skal baseres på samtykke fra foresatte. For i det tilfelle behandlingen av personopplysninger baseres på samtykke, har foreldre/foresatte når som helst anledning til å trekke samtykket tilbake.
Personopplysninger håndteres i henhold til krav i relevante lover, forskrifter og interne rutiner, slik at bare personer med innsynsrett og ansatte med tjenestlige behov, får kjennskap til opplysningene. Opplysningene arkiveres i barnehagen slik at opplysningene skal være beskyttet fra uvedkommende, men samtidig tilgjengelig for ansatte ved behov.
Opplysningene oppbevares så lenge barnet har plass i barnehagen. Når barnet slutter i barnehagen, vil opplysningene enten overføres til foresatte eller bli makulert i barnehagen.
Foresatte har rett til å anmode daglig leder om innsyn i personopplysningene, samt rett til korrigering eller sletting av opplysningene. Foresatte har videre rett til å protestere mot behandling av personopplysninger, men dette må vurderes i henhold til barnehagens behov i forhold til å kunne gi et forsvarlig tilbud. Mener foreldre at det vi har arkivert ikke er rett informasjon, kan de kreve å få det slettet eller korrigert.
For det tilfellet foresatte ikke akspeterer å gi nødvendige personopplysninger som barnehagen anser som nødvendig, kan konsekvensen bli at barnehageplassen opphører. Foresatte har adgang til å klage på barnehagens håndtering av personaopplysninger til Datatilsynet.